Klauzula informacyjna dla reprezentantów

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Magnicity Warsaw Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 59, 00-120 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001043051, NIP: 5252961210, REGON: 525637863 (dalej „Administrator”).

2. Kontakt z Administratorem

Z Administratorem można kontaktować się pocztą na podany adres siedziby, jak również mailowo na adres info@highlinewarsaw.com.

3. Cel przetwarzania

Dane osobowe zawarte w korespondencji będą przetwarzane w celu:

• (a) prowadzenia korespondencji, w tym udzielenia odpowiedzi na przesłane wiadomości, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest utrzymywanie kontaktu osobom zainteresowanym naszą działalnością, terminowe prowadzenie wszelkiej komunikacji w związku z prowadzoną działalnością, dbanie o jakość współpracy z klientami i kontrahentami oraz innymi zainteresowanymi stronami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• (b) zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna działająca we własnym imieniu, gdyż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania w/w czynności oraz do podjęcia na Pana/Pani żądanie działań przed jej zawarciem (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
• (c) zawarcia i wykonania umowy w odniesieniu do strony innej niż osoba fizyczna z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest kontaktowanie się za pośrednictwem osób wskazanych do kontaktu/reprezentowania/wykonania umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• (d) wykonania przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do jego działalności w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz wynikających z innych przepisów regulujących działalność administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• (e) archiwizacji dokumentacji i komunikatów, w tym korespondencji wytworzonych przez Administratora w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, z uwagi na jego prawnie uzasadniony interes, jakim jest niezbędność udokumentowania dowodów prowadzonej działalności m.in. zgodnie obowiązującymi przepisami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

4. Źródła oraz kategorie danych

Dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od osoby lub zostały przekazane przez pracodawcę/zleceniodawcę/mocodawcę, w związku z zawarciem umowy. W niektórych sytuacjach dochodzi do pozyskania danych reprezentanta ze źródeł publicznych (rejestry publiczne, strona internetowa, itp.). Zakres otrzymanych danych: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, dane kontaktowe firmy.

5. Odbiorcy danych

Administrator ma prawo przekazywać Pana/Pani dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Będziemy w takim przypadku przekazywać dane osobowe w szczególności następującym odbiorcom: podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi wsparcia IT, w tym obsługę i serwisowanie systemów informatycznych, hosting danych i usługi chmurowe, naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, oraz innym odbiorcom danych np. operatorom pocztowym i kurierom, kancelariom prawnym, audytorom, bankom i ubezpieczycielom, spółkom z grupy co wynika z prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest organizacja i prowadzenie bieżącej działalności biznesowej.

6. Przetwarzanie poza EOG

Co do zasady Spółka nie przekazuje Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego (tj. państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Gdyby miał się odbyć taki transfer Pana/Pani danych osobowych – dokonamy tego na podstawie standardowych klauzul ochronnych (na podstawie art. 46 ust. 2 RODO) lub zapewniamy inny mechanizm, który jest zgodny z prawem i legalizuje taki transfer oraz zapewni odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. Transfer do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA (art. 45 RODO).

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane w celu kontaktowym do czasu załatwienia sprawy lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania w zależności, która z tych sytuacji nastąpi pierwsza. Administrator będzie przechowywał dane osobowe pozyskane w związku z realizacją umowy przez czas niezbędny do jej wykonania, a po jej wykonaniu przez okres wymagany przez przepisy prawa, w tym rachunkowe i podatkowe, jednak nie krócej niż 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy lub rachunkowy.

8. Państwa uprawnienia

Przysługuje Panu/Pani prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pana/Pani dotyczących, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje Panu/Pani prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności.

9. Prawo wniesienia skargi

Na działania Administratora przysługuje Panu/Pani skarga do właściwego organu nadzorczego w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy (jeśli to jest cele przetwarzania). Podanie danych osobowych w celu prowadzenia korespondencji jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia kontaktowanie się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

11. Profilowanie

Pani/Pana dane nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.